A ausência de rotinas bem planejadas, a falta de gerenciamento de tempo e uma agenda multitarefa são os principais motivos que comprometem a produtividade de advogados. Em um mercado cada vez mais concorrido, no entanto, a produtividade funciona como um fator de competitividade. Em outras palavras, caso as tarefas do dia a dia estejam consumindo muito tempo e gerando poucos resultados, é muito provável que o escritório esteja perdendo dinheiro e clientes.
Para mudar esse cenário, mais do que organização e planejamento, é preciso contar com as ferramentas certas. A incorporação de recursos tecnológicos é o primeiro passo para estruturar as práticas internas. Além disso, é essencial identificar quando profissionais e o próprio escritório estão se tornando improdutivos. Alguns sinais de alerta devem ser observados.
Muito tempo gasto em atividades mecânicas
Sempre que o advogado consome muito tempo executando atividades como verificar publicações e intimações nos Diários Oficiais e nos sites dos Tribunais, fatalmente ele está comprometendo aspectos estratégicos que geram mais impactos positivos para o escritório. E, em momentos como estes, é preciso ter atenção.
Graças à tecnologia, advogados já possuem ferramentas capazes de automatizar uma série de atividades de suporte da advocacia. Por meio de recursos como o software jurídico, por exemplo, é possível fazer o cadastramento de processos de forma automática, além de sistematizar todo o andamento dos processos.
Produção de documentos e peças jurídicas que demoram semanas
O processo de elaboração de documentos e peças jurídicas pode consumir muito tempo. Afinal, é preciso ter atenção, ser estratégico e saber adequar o caso concreto às necessidades do cliente ou mesmo do escritório. Porém, o uso de bons modelos pode otimizar o processo e facilitar o dia a dia do advogado.
Com o uso de um software para advogados, é possível armazenar modelos feitos pela própria equipe, que atendem não apenas aos padrões de excelência do escritório, como também auxiliam novos membros a adotarem boas referências. Além disso, o sistema permite que qualquer advogado tenha acesso a peças e documentos de forma simultânea, facilitando o trabalho. Algumas das ferramentas mais sofisticadas do mercado oferecem modelos de contratos de honorários, declaração de hipossuficiência e procurações, facilitando ainda mais o dia a dia do escritório.
Tarefas que não são concluídas porque não são delegadas
Nem sempre é fácil definir o que é urgente e o que é importante na rotina de um advogado. Isso porque a maioria dos profissionais conta com uma agenda multitarefa, que concentra diferentes atividades. O que é mais importante: atender a um cliente que tem uma demanda relevante ou concluir um prazo? Ambas são tarefas que merecem prioridade. Logo, mais do que definir prioridades na agenda, o advogado também precisa contar com uma equipe alinhada e capacitada, para que possa delegar atividades quando for necessário.
Conquistar esse tipo de engajamento, no entanto, nem sempre é algo simples. Para isso, é essencial que todos os profissionais conheçam as práticas do escritório e saibam exatamente o que precisam fazer assim que recebem uma determinada atividade.
O melhor software jurídico permite profissionalizar a delegação de tarefas, estabelecendo prazos e responsáveis por cada uma delas. Isso facilita a interação, o trabalho em equipe e, naturalmente, o aumento da produtividade. Assim, sempre que surge uma urgência, um imprevisto ou algo mais relevante, fica mais fácil repassar determinada atividade e garantir sua execução.
Atendimento ao cliente eficiente
Boa parte dos escritórios já sabe da importância de focar sua atuação no cliente. Isso porque um bom atendimento é o primeiro passo para que o trabalho do advogado seja reconhecido e o cliente acabe indicando seu escritório para outros potenciais clientes. Ter um atendimento de excelência, no entanto, não significa focar essa atividade apenas nos sócios, como fazem muitas bancas. O ideal é que todo advogado do time esteja capacitado para prestar informações ao cliente a qualquer momento. Para o cliente importa muito mais ter sua dúvida esclarecida, do que falar diretamente com o sócio. Assim, é essencial que o escritório capacite qualquer advogado para fazer um atendimento de qualidade sempre que isso for solicitado ao escritório.
A produtividade é hoje um fator de competitividade na advocacia. Por isso, nenhum advogado deve descuidar de sinais que demonstram que o escritório consome muito tempo realizando tarefas mecânicas e repetitivas. A tecnologia é algo que não deve ser deixado de lado, principalmente se o escritório busca mais agilidade e eficiência no seu dia a dia.